Management si sedinte- tipps
Management si sedinte- tipps | Autor: lorelei_19
Saptamana viitoare am o serie de sedinte extrem de importante pentru proiectul pe care-l coordonez. Am cativa invitati din firma care trebuie sa-mi livreze informatiile de care am nevoie, insa sunt foarte dificili ca si caracter- printre altii responsabilul de CD (corporate design) - un artist cu nasul pe sus, ce-i drept si foarte competent care incearca sa faca si cariera si inca alti cativa specialisti. Aveti idei cum pot poate fi moderata o asemenea sedinta cu oameni cu caractere atat de diferite? Experienta? voi cum va pregatiti? Cum arata foaia pe care o aveti in fatza atunci cand incepe sedinta? Media de varsta e de cca 35 de ani- ceilalti au cel putin 3-4 ani in firma. nu mai stiu ce detalii sa mai dau.
Am incercat sa-mi structurez sedinta si mi-am pregatit cateva date cum ar fi: motivul pentru care am organizat sedinta, situatia in care ma aflu cu proiectul si telurile pe care le am de atins prin aceasta sedinta.
Precizez ca-s noua la firma (1 luna si o saptamana) si ca e vorba de un proiect extrem de important pentru imaginea firmei pe care l-am preluat de foarte putin timp.
Raspunsuri
Elise spune:
Dupa parerea mea, trebuie sa iei in calcul nu numai care le sint caracterele, ci si care le sint interesele: interesele lor personale sau ale departamentelor pe care le reprezinta ( aici s-ar putea sa iti dai seama ca interesul formal e sa colaboreze, interesul "informal" este sa nu tocmai: sa arunce pisica in alta gradina sau sa demonstreze ca sint mult mai importanti decit par.... si tu, fiind noua, esti ocazia perfecta, pentru ca sint sanse sa-i crezi si sa-i sustii).
In rest....
Depinde foarte mult de stilul pe care vrei sa-l abordezi in continuare, de raporturile voastre ierarhice (le esti vreun fel de sef sau nu) si de modul in care reactioneaza.
Daca lucrezi cu oameni care vad o competitie in faptul ca bei cafea de la acelasi filtru, ai o problema fiind prea colaborativa. S-ar putea sa te incalece. Repede.
Dca ei sint obisnuiti ca nou venitii sa faca joc de glezne juma de an, vor fi scandalizati sa-i abordezi sec si sa le pui obiectivele tale pe masa.
Daca sint dispusi sa te ajute, e bine sa le ceri ajutorul.
Dar astea sint informatii pe care e de preferat sa le ai inainte sa iti faci un plan de sedinta.
Elise & BBLisa
A_Iulia spune:
Uite vezi, cate bordeie atatea obiceie.
La mine sedintele sunt extrem de seci, no emmotions at all.
Sedinta asta a ta este un update de status mai mult, sau ai nevoie de input-ul lor? Se si discuta ceva, sau doar prezinti? (ei nu iti ofera suport si daca il ceri direct, in afara sedintei?)
La noi nasul pe sus nu este un argument ca cineva sa nu raspunda la solicitari. La sfarsit primesc toti minuta sedintei cu sarcinile si dead-line-urile.
Sau crezi ca vor fi pareri diferite pe aceeasi problema? In general ar trebui sa-si dea cu parerea strict in specializarea pe care o au.
Ce nationalitate au? Elvetieni, americani, ce sunt? Conteaza foarte mult.
Adina + 
Olivia 04.03.2004
A_Iulia spune:
Si intrebai cum arata foaia de hartie la noi - la majoritatea sedintelor avem prezentari in power point. Adica nu se vorbeste chiar liber, ii ghidezi in functie de slide-uri.
Insa trebuie, mai ales daca esti la inceput, sa-ti notezi sugestiile, parerile, informatiile oferite in timpul sedintei.
Adina + Olivia 04.03.2004
lorelei_19 spune:
quote:
Originally posted by Elise
Dupa parerea mea, trebuie sa iei in calcul nu numai care le sint caracterele, ci si care le sint interesele: interesele lor personale sau ale departamentelor pe care le reprezinta ( aici s-ar putea sa iti dai seama ca interesul formal e sa colaboreze, interesul "informal" este sa nu tocmai: sa arunce pisica in alta gradina sau sa demonstreze ca sint mult mai importanti decit par.... si tu, fiind noua, esti ocazia perfecta, pentru ca sint sanse sa-i crezi si sa-i sustii).
Elise & BBLisa
Elisa, multzumesc pentru raspuns, e un aspect la care sincera sa fiu m-am gandit mai putin. Ma gadeam mai mult la interesele firmei si la cum sa colaboram. Dar ai dreptate, am sa ma gandesc si la asta.
Nu, nu le sunt sef la nici unul dintre ei, ei sunt doar specialisti din alte departamente care trebuie sa-mi livreze informatii pe de o parte, pe de alta parte sa preia o parte din munca (designeri, graficieni, samd) pentru proiectul meu.
O parte din cei prezenti la sedinta imi sunt necunoscuti, deci ce stiu stiu doar din ce "mi s-a spus"- surse indirecte si nesigure.
Tu cum ti-ai face un plan de sedinta?
Adina Iulia, am nevoie de input de la ei si nu e o prezentare, de asta n-am nevoie de un document powerpoint. Sunt anumite probleme care inca nu au rezolvare si ei au know-how-ul care-mi trebuie. Da, toti sunt elvetieni, cred ca in firma sunt extrem de putini straini, pana acum n-am prea vazut.
grati.ela spune:
Lorelai, iti sugerez ca schitand profilul fiecaruia sa incerci sa-i evaluezi cat mai aproape de realitate si apoi sa aplici tehnicile NLP.
14+
lorelei_19 spune:
Gratiela, ce-i ala NLP?
grati.ela spune:
http://www.bizcafe.ro/articole/nlp-in-afaceri-si-organizatii.html
Pt inceput poti citi:
http://www.raft.ro/detaliu.asp?IDCarte=10762&IdDomeniu=1505
15+
Cristina spune:
Ana, de obicei eu imi structurez astfel de sedinte cam asa:
-ce s-a facut pana acum
-costuri pana acum din total buget alocat
-ce urmeaza sa se faca (next steps)
-decizii care trebuiesc luate
-riscuri pt. perioada urmatoare si solutii pt. a le depasi
Nu-i lasa sa bata campii. Banuiesc ca discutiile vor fi legate de deciziile care trebuiesc luate.
Si fa neaparat "meeting minute" (cu informari, actiuni, decizii, cine a propus ,cine este responsabil si pana cand pt. actiuni) cu deadline pt. schimbari si sugestii din partea participantilor.
Succes!
Elise spune:
quote:
O parte din cei prezenti la sedinta imi sunt necunoscuti, deci ce stiu stiu doar din ce "mi s-a spus"- surse indirecte si nesigure.
Tu cum ti-ai face un plan de sedinta?
eu nu imi fac nici un plan de sedinta, de obicei - bine, sedintele planificate de mine tin maxim 20 de minute.
Urasc sedintele lungi.
In situatia ta as intra in sala, m-as prezenta, le-as prezenta cit mai succint ce vreau de la ei si i-as intreba ce parere au - obiectii, sugestii - lamurim ce e neclar si imi notez ce mi se pare util.
Si gata.
Nu sint genul poetic sau pitoresc in situatii din astea.
Elise & BBLisa
Andries spune:
quote:
Initial creeata de lorelei_19
Am incercat sa-mi structurez sedinta si mi-am pregatit cateva date cum ar fi: motivul pentru care am organizat sedinta, situatia in care ma aflu cu proiectul si telurile pe care le am de atins prin aceasta sedinta.
Precizez ca-s noua la firma (1 luna si o saptamana) si ca e vorba de un proiect extrem de important pentru imaginea firmei pe care l-am preluat de foarte putin timp.
Buna,
Eu as vrea sa punctez un singur lucru, pentru tine in primul rand: proiectul este al firmei, nu l-ai adus tu de acasa de la tine, deci este un proiect la care trebuie sa lucreze echipa de proiect si ei nu iti fac tie vreo favoare colaborand ci pur si simplu isi fac treaba.
Iar pentru bunul mers al sedintei acesteia si al celor ce vor urma: din moment ce ii ai pe lista, oamenii aia au fost alocati la proiect de catre superiorii lor si chiar daca starea lor implicita este de necolaborare si superioritate nu trebuie sa te lasi impresionata de "caracterul" lor. Dimpotriva trebuie sa le prezinti "starea in care VA aflati" cu proiectul (voi ca echipa, nu tu ca project manager sau ma rog ce functie ai acolo) si sa le bagi in cap ca toti sunt responsabili de bunul mers al acelui proiect, chiar daca responsabilitatea se rezuma la a transmite o jumatate de pagina de informatii, de exemplu. E foarte posibil ca ei sa aiba idei mai bune decat ai tu in acest moment (de obicei cei vechi cunosc mai bine cum se fac lucrurile pe acolo ca sa iasa bine treaba) deci fii pregatita sa imparti nu numai responsabilitatea ci mai ales gloria si recunoasterea, asta ii va motiva foarte bine.
aaa si by the way nu stiu de ce dar responsabilul ala cu designul de corporatie parca ar fi de la mine de la firma...cel putin cu doua capete mai sus decat ceilalti
Bafta!
Andries